Entretenir le dispositif
Le support à maintenir comprend : un dossier des flux comptables et un catalogue des rapprochements.
Prévoir des déclencheurs de mise à jour et un contrôle périodique des informations anciennes. Conservez l’historique des décisions significatives, car une date modifiée sans vérification du contenu ne constitue pas une véritable révision.
La fonction comptable valide les règles, les propriétaires des applications sources garantissent les données, et la DSI maîtrise les interfaces.
Suivre écritures non rapprochées, imports rejetés et délai de résolution des écarts.
Comparer les volumes et montants entre source, import et comptabilité, expliquer chaque rejet ou écart.
Application à votre contexte
Associez la mise à jour aux événements qui changent la réalité : projet, incident, contrat, mouvement de personnel ou changement de données. Une revue périodique complète ce dispositif mais ne remplace pas ces déclencheurs.
Rapprochez les données aux frontières des applications. Un message techniquement transmis n'est pas forcément une opération métier acceptée. Prévoyez un suivi des rejets, des doublons, des corrections et du responsable de leur résolution.