Construire le périmètre du calcul
Séparez les dépenses initiales, récurrentes, variables et de sortie. Intégrez les interfaces, la migration, la formation, le travail interne, le support, les sauvegardes et les périodes de coexistence. Un abonnement comprenant l'hébergement n'inclut pas nécessairement les prestations de reprise des données ou de réversibilité.
Précisez si les montants sont des décaissements ou des coûts économiques. Le temps d'un salarié déjà présent peut ne pas créer de dépense supplémentaire, tout en consommant une capacité qui ne sera plus disponible ailleurs. Ne le comptez pas deux fois.
Un exemple chiffré, purement illustratif
Supposons 15 000 euros de mise en place, 8 000 d'intégration, 4 000 de migration et 3 000 de formation : le démarrage représente 30 000 euros. Ajoutons chaque année 18 000 euros d'abonnement, 6 000 de travail interne et 3 000 de maintenance des interfaces, soit 27 000 euros par an.
Sur cinq années complètes, avec 7 000 euros de sortie, le total est de 30 000 + (5 × 27 000) + 7 000 = 172 000 euros. Ce scénario fictif est hors taxes, à volumes et prix constants, sans actualisation ni inflation. Il ne constitue pas une estimation de prix du marché.
Tester les hypothèses qui changent la décision
Recalculez avec davantage d'utilisateurs, une hausse tarifaire ou une migration plus difficile. Comparez aussi les fonctions réellement couvertes : une solution moins chère qui laisse un travail manuel important peut coûter davantage au service. Documentez les hypothèses plutôt que d'afficher un total faussement certain.