Adapter la charge au besoin
Définir les familles documentaires et métadonnées. Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.
Conserver au minimum un périmètre, un responsable, une décision et une preuve utilisable. La simplification doit réduire l’effort documentaire, pas supprimer les contrôles qui protègent une activité importante.
Elle permet de retrouver le bon document, dans la bonne version, avec un accès adapté au besoin métier.
Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.
Un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.
Application à votre contexte
Limitez le premier dispositif aux activités qui comptent et aux informations qui seront effectivement entretenues. Plusieurs rôles peuvent être portés par une même personne, mais les responsabilités et les validations doivent rester explicites.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.
Dans une petite structure
Couvrir d’abord le besoin prioritaire et vérifier les exports avant l’engagement. Limiter les personnalisations que l’organisation ne saura pas maintenir.