GED et cycle de vie documentaire

Comprendre l’enjeu et le périmètre

Elle permet de retrouver le bon document, dans la bonne version, avec un accès adapté au besoin métier.

Prendre en compte création, réception, métadonnées, validation, consultation, conservation, export et suppression.

Passer à l’action

• Définir les familles documentaires et métadonnées
• Attribuer les droits et durées de conservation
• Tester recherche, export et traitement des versions

Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.

Responsabilités et moyens

Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.

Inclure migration, indexation, stockage, droits d’usage, exports et maintien des formats.

Produire et vérifier

Livrable utile

Un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.

Preuve à rechercher

Rechercher un dossier complet puis exporter ses fichiers, versions et métadonnées pour vérifier qu’il reste compréhensible hors outil.

Indicateur à interpréter

Mesurer documents introuvables, doublons, erreurs de droits et complétude des métadonnées essentielles.

Rapprochez les données aux frontières des applications. Un message techniquement transmis n'est pas forcément une opération métier acceptée. Prévoyez un suivi des rejets, des doublons, des corrections et du responsable de leur résolution.

Arbitrages et dépendances

Une GED peut conserver les fichiers tout en perdant les liens et métadonnées nécessaires à leur compréhension.

La GED dépend des identités, de la capture documentaire, des formats et des règles de conservation.

Ne jugez pas une application seulement sur une démonstration commerciale. Faites jouer vos scénarios, vos volumes et vos exceptions. Examinez aussi le paramétrage, les reprises de données, les droits, le support et la capacité à quitter la solution.