Préparer la sortie
La GED dépend des identités, de la capture documentaire, des formats et des règles de conservation.
Tester un export exploitable, avec formats, identifiants, pièces associées et conditions de reprise. Une clause contractuelle ne remplace pas cette vérification. Pour une prestation intellectuelle, vérifier aussi les droits d’usage et la transmission de la connaissance.
Un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.
Rechercher un dossier complet puis exporter ses fichiers, versions et métadonnées pour vérifier qu’il reste compréhensible hors outil.
Application à votre contexte
Décrivez les informations, les formats, les délais, les accès et les compétences nécessaires pour sortir. Une restitution d'essai permet de repérer les relations ou métadonnées perdues avant la fin du contrat.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.