Un résultat utilisable
Prendre en compte création, réception, métadonnées, validation, consultation, conservation, export et suppression.
Le livrable doit identifier sa version, son périmètre, son responsable et sa source. Il doit permettre une action ou une décision, car une pièce documentaire sans utilisateur ni mise à jour prévue risque de devenir rapidement obsolète.
Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.
Rechercher un dossier complet puis exporter ses fichiers, versions et métadonnées pour vérifier qu’il reste compréhensible hors outil.
Application à votre contexte
Un livrable doit avoir un utilisateur, une décision ou une action associée. Précisez sa source de vérité, son responsable et son entretien. Un document non maintenu peut rapidement devenir une information trompeuse.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.