Adapter la charge au besoin
Observer une opération complète et ses exceptions. Le responsable métier décrit le service attendu, la DSI explique les moyens et dépendances, et la direction arbitre les changements d’organisation.
Conserver au minimum un périmètre, un responsable, une décision et une preuve utilisable. La simplification doit réduire l’effort documentaire, pas supprimer les contrôles qui protègent une activité importante.
Comprendre le travail réel permet d’éviter de chercher une solution logicielle à un problème de responsabilité, de qualité de données ou d’organisation.
Le responsable métier décrit le service attendu, la DSI explique les moyens et dépendances, et la direction arbitre les changements d’organisation.
Une vue activité–acteurs–informations–outils et une liste des ruptures, doubles saisies et décisions sans responsable.
Application à votre contexte
Limitez le premier dispositif aux activités qui comptent et aux informations qui seront effectivement entretenues. Plusieurs rôles peuvent être portés par une même personne, mais les responsabilités et les validations doivent rester explicites.
Suivez une information plutôt qu'un organigramme : qui la crée, qui la transforme, qui la valide et qui s'en sert pour agir ? Les ruptures apparaissent souvent entre deux services, alors que chaque application semble fonctionner correctement prise isolément.
Dans une petite structure
Dans une petite structure, un atelier réunissant le dirigeant et les personnes qui exécutent l’activité suffit pour établir une première vue. Un tableau maintenu vaut mieux qu’un modèle exhaustif abandonné.