Shadow IT et usages non référencés

Comprendre l’enjeu et le périmètre

Le comprendre permet de réduire les expositions sans supprimer brutalement des outils devenus nécessaires au travail.

Inclure SaaS, tableurs, automatisations, comptes personnels et transferts externes, en tenant compte des finalités et des données traitées.

Passer à l’action

• Découvrir les usages sans logique de sanction automatique
• Évaluer données, criticité et dépendances
• Décider de sécuriser, intégrer, remplacer ou arrêter

Séparez les objets de leurs relations. Une application possède un identifiant stable, tandis qu’un flux relie une source et une destination et porte ses propres caractéristiques. Conservez la provenance de chaque information et sa date de vérification pour distinguer un fait constaté d'une hypothèse.

Responsabilités et moyens

Les métiers expliquent le besoin, la DSI propose une solution, et sécurité et protection des données évaluent les risques.

Inclure régularisation, migration, formation et éventuelle perte d’automatisations locales.

Produire et vérifier

Livrable utile

Un inventaire des usages, une analyse de risque et une décision de traitement avec le métier.

Preuve à rechercher

Vérifier les droits, les exports, les contrats et les conséquences d’un arrêt avant toute suppression.

Indicateur à interpréter

Suivre les usages critiques sans responsable et le délai de traitement des besoins qui motivent les contournements.

Testez le référentiel avec un changement réel ou simulé. Retrouvez les activités touchées, les interlocuteurs, les flux et les dépendances communes. Une carte agréable à lire mais incapable d'éclairer cet impact ne remplit pas encore son objectif.

Arbitrages et dépendances

Interdire sans proposer d’alternative peut déplacer les usages vers des moyens encore moins visibles.

Les usages dépendent souvent de données de production, d’un compte personnel et d’un savoir-faire individuel.

N'essayez pas de tout dessiner dans une seule carte. Une vue de direction, une vue des interfaces et une vue de reprise répondent à des questions différentes. Elles doivent toutefois partager les mêmes identifiants et ne pas produire trois inventaires incompatibles.