Établir un diagnostic
Une GED peut conserver les fichiers tout en perdant les liens et métadonnées nécessaires à leur compréhension.
Classer les informations en trois états : constaté, déclaré mais non confirmé, et inconnu. Cette distinction rend les prochaines vérifications plus utiles qu’une note de maturité attribuée sans preuve.
Rechercher un dossier complet puis exporter ses fichiers, versions et métadonnées pour vérifier qu’il reste compréhensible hors outil.
Mesurer documents introuvables, doublons, erreurs de droits et complétude des métadonnées essentielles.
Application à votre contexte
Confrontez les entretiens, les documents et au moins une observation de fonctionnement. Conservez les divergences : elles sont souvent plus instructives qu'un score de maturité calculé trop tôt.
Rapprochez les données aux frontières des applications. Un message techniquement transmis n'est pas forcément une opération métier acceptée. Prévoyez un suivi des rejets, des doublons, des corrections et du responsable de leur résolution.
Trois actions de départ
- Définir les familles documentaires et métadonnées
- Attribuer les droits et durées de conservation
- Tester recherche, export et traitement des versions