Organiser la mise en œuvre
Faire jouer des scénarios métiers complets avec des données représentatives, examiner les exceptions, les interfaces et le fonctionnement dégradé.
Ne pas promettre une valeur probante à partir de la seule présence d’un horodatage ou d’un fichier PDF.
Prendre en compte création, réception, métadonnées, validation, consultation, conservation, export et suppression.
Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.
Un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.
Application à votre contexte
Les trois actions proposées ci-dessous constituent un point de départ. Validez les résultats avec leurs utilisateurs et ajustez le niveau de détail avant d'étendre la démarche.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.
Trois actions de départ
- Définir les familles documentaires et métadonnées
- Attribuer les droits et durées de conservation
- Tester recherche, export et traitement des versions