Un premier périmètre utile
Le premier résultat à viser est le suivant : un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.
Décider dès le démarrage qui pourra utiliser ce résultat et quel événement justifiera d’étendre le périmètre. Éviter de choisir l’outil avant d’avoir stabilisé le besoin.
Prendre en compte création, réception, métadonnées, validation, consultation, conservation, export et suppression.
Le métier possède les dossiers, le responsable documentaire organise les règles, et la DSI et la sécurité contrôlent accès et sauvegarde.
Un plan de classement, des règles documentaires et des scénarios de recherche et d’export.
Application à votre contexte
Choisissez une activité identifiable, un responsable disponible et un résultat réalisable. La première itération doit réduire une incertitude ou permettre une décision, pas seulement lancer une collecte sans fin.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.
Trois actions de départ
- Définir les familles documentaires et métadonnées
- Attribuer les droits et durées de conservation
- Tester recherche, export et traitement des versions