Un premier périmètre utile
Le premier résultat à viser est le suivant : une charte d’usage, un inventaire des espaces et des règles de partage.
Décider dès le démarrage qui pourra utiliser ce résultat et quel événement justifiera d’étendre le périmètre. Éviter de choisir l’outil avant d’avoir stabilisé le besoin.
Couvrir messagerie, conversations, fichiers, espaces projets, invités externes et archives.
Les métiers possèdent les espaces, la DSI fournit les règles et outils, et la sécurité contrôle les partages sensibles.
Une charte d’usage, un inventaire des espaces et des règles de partage.
Application à votre contexte
Choisissez une activité identifiable, un responsable disponible et un résultat réalisable. La première itération doit réduire une incertitude ou permettre une décision, pas seulement lancer une collecte sans fin.
Documentez le cycle de vie d'un dossier : création, modification, validation, annulation, archivage et restitution. Les champs obligatoires et les droits doivent correspondre aux responsabilités réelles. Faites apparaître les interfaces et les contrôles manuels qui conditionnent la fiabilité du résultat.
Trois actions de départ
- Définir des usages et emplacements de référence
- Attribuer un propriétaire à chaque espace
- Réviser les invités et fermer les espaces terminés