Conservation, archivage et suppression des données

Comprendre l’enjeu et le périmètre

Cette maîtrise réduit les risques d’accès inutile, de coûts croissants et de documents devenus impossibles à interpréter.

Inclure bases, documents, exports, copies, sauvegardes et éventuels gels de suppression justifiés.

Passer à l’action

• Recenser les catégories et finalités
• Définir les règles et événements de départ
• Tester l’archivage et la suppression sur les copies concernées

Commencez par une donnée dont une décision dépend : identifiant client, statut d'un dossier ou montant d'une facture. Fixez sa définition, son origine, son responsable et les contrôles qui détectent une anomalie. Un catalogue sans usage identifié devient rapidement une liste difficile à maintenir.

Responsabilités et moyens

Les métiers expriment les besoins, le juridique et le DPO qualifient les obligations, et la DSI met en œuvre les traitements.

Inclure classification, stockage, migration, recherche et contrôles de destruction.

Produire et vérifier

Livrable utile

Une politique de conservation et des procédures de purge contrôlées.

Preuve à rechercher

Vérifier qu’une donnée arrivée à échéance est traitée selon la règle, y compris dans les systèmes secondaires identifiés.

Indicateur à interpréter

Suivre volumes hors durée, règles sans justification et échecs de purge.

Mesurez les anomalies sur un dénominateur explicite et distinguez les données corrigées des causes supprimées. Nettoyer un export chaque semaine peut masquer une erreur de saisie ou de transformation qui continue à se reproduire dans la source.

Arbitrages et dépendances

Supprimer dans l’application principale tout en conservant des exports accessibles peut laisser le risque intact.

La conservation dépend des obligations applicables, litiges, formats et capacités des fournisseurs.

La qualité attendue dépend de l'usage. Une donnée peut suffire pour une tendance statistique et être inacceptable pour facturer ou autoriser un accès. Faites valider les seuils, les exceptions tolérées et la procédure de correction par les responsables concernés.